Le Smart Office : La nouvelle révolution du Bureau

Le Smart Office, la nouvelle révolution des locaux d’entreprises…

Le 17 mars 2019, la crise du COVID-19 frappait la France et par la suite plusieurs confinements et couvre-feux s’en sont suivi. Ce bouleversement a forcé les entreprises à s’adapter rapidement aux nouvelles organisations du travail et notamment le télétravail. La plupart des employés ont réussi à travailler de chez eux grâce aux adaptations rapides des entreprises et notamment grâce aux nouvelles technologies connectées (le Smart Office). Les entreprises ont également pris conscience que leurs employés ont augmenté leur productivité et les salariés sont plus épanouis.

Il n’est donc plus question de revenir en arrière pour les entreprises, un grand pas a été franchi, les collaborateurs peuvent travailler de chez eux en étant tout aussi efficace, poussant ainsi les sociétés à repenser fondamentalement l’aménagement de leurs locaux.

LE SMART OFFICE ?

Le Smart Office, c’est la création de zones de travail intelligentes et innovantes dans le but de stimuler la collaboration entre les employés.

En effet, la majorité des entreprises veulent garder des jours de télétravail pour leurs employés (en moyenne a raison de 2 jours par semaine). Les espaces de travail doivent donc évoluer vers des espaces de travail plus flexibles, connectés et intelligents. Les espaces dit de coworking ont vraiment le vent en poupe. Moins de bureaux fixes attitrés, plus d’espace flex pour favoriser les échanges (flex-office, bureaux partagés, coworking) des espaces détente/bien être, des petits box de réunions, des salles de réunions connectées pour les visioconférences notamment… Tous ces espaces se doivent d’être connectés afin que le confort de travail soit optimum pour les collaborateurs, l’innovation technologique est ici utilisée comme vecteur de bien-être au travail.

LE SUCCES DES ESPACES DE COWORKING

Les espaces de Coworking se sont développés très rapidement et adoptent l’implication du Smart Office au sein de ces structures. Ces établissements gèrent leurs espaces de travail au travers de différents outils numériques (gestions des éclairages, détection de présence, cartographie, connexion internet optimale, bureaux connectés, mesure du taux d’occupation des espaces…). Le bureau est au service de l’utilisateur afin de lui faciliter son travail et le rendre plus efficace.

En effet, les espaces de coworking sont conçus pour répondre aux besoins des utilisateurs, en mettant à leur disposition des équipements professionnels performants (bureaux, wifi, imprimantes, vidéoprojecteurs, salles de réunion) et des infrastructures de qualité pour qu’ils puissent facilement transporter leur ordinateur portable. La numérisation étant non seulement une partie importante de la communication et du travail, mais également utilisée pour réserver des salles ou imprimer des documents, la qualité de la connexion est généralement irréprochable et la sécurité des données est garantie.

Il faut tout de même souligner que l’essor du tiers-lieu et du nomadisme n’a pas marqué la fin du bureau comme lieu de travail collectif pour le bon usage de l’entreprise. La société continuera à définir l’espace et à fournir un espace de travail qui affirme un sentiment d’appartenance. Le géant du numérique lui-même construit un campus dédié. Depuis mai 2017, Apple Park en Californie a accueilli 12 000 employés. En Île-de-France, les acteurs du numérique ont massivement investi dans le quartier central des affaires, qui était autrefois un concentré d’industries de la banque et de l’assurance. Les processus de prise de décision, d’innovation et de gestion nécessitent toujours un emplacement physique, car ceux-ci facilitent la communication entre les employés et assurent un certain degré de confidentialité.

Cependant, en changeant la façon de travailler, la transformation numérique contribue à remodeler les immeubles de bureaux et à repenser l’espace. Cette adaptation n’est pas nouvelle. La délocalisation des fonctions bureautiques du site de production, la séparation des fonctions back-office du centre de décision, l’émergence des bureaux de quartier, puis des open spaces sont autant d’outils immobiliers qui s’adaptent aux évolutions environnementales, économiques, financières, technologiques et sociétales.

L’impact le plus immédiat qui s’est produit est technique. Le développement du cloud computing a rendu nécessaire la connexion des bâtiments aux fibres optiques. Réduction des restrictions liées aux salles informatiques. La commercialisation de capteurs et autres objets connectés permet une surveillance en temps réel des bâtiments. Ceux-ci deviennent des bâtiments intelligents, et les dépenses d’exploitation sont ajustées autant que possible en fonction de la demande, ce qui permet de réduire les coûts.

Why Not Factory - Coworking - Couleurs
Skema-table bois massif-banc massif-espace co-working

L’INFRASTRUCTURE ET LA CONNECTIQUE ?

Développement de la fibre optique, de la 5G et des nouveaux réseaux, de l’IOT afin de faciliter au quotidien le travail des collaborateurs, toute innovation est bonne à prendre dans le développement du smart office. Le smart building s’intensifie autour de ces outils du futur qui permettent aux gestionnaires d’optimiser et de faciliter la vie des locataires et utilisateurs de leurs espaces de travail.

L’intégration de l’intelligence dans les réseaux permet d’analyse des données en temps réel et donc de fournir au gestionnaire des outils et des informations afin de gérer le bâtiment et d’améliorer le confort des utilisateurs. Ainsi, visualiser et contrôler les ressources énergétiques est possible grâce à l’aide de capteurs. Les gestionnaires de bâtiments peuvent cartographier les sources d’énergie (éclairage, température, etc.), identifier les défauts à distance et identifier les opportunités d’optimisation. De plus, il peut également améliorer la consommation énergétique des lieux de vie des employés. Par exemple, l’installation d’un système qui relie les meubles aux détecteurs de présence peut fournir des informations sur l’occupation de l’espace. Ainsi, la fréquence et le nombre de personnes qui occupent ces espaces peuvent être connus, afin que l’entreprise puisse mieux organiser ses différents espaces.

L’infrastructure et la connectique vont permettre le déploiement rapide du smart office pour que le travail se fasse sans désagrément. De nouvelles solutions sont proposées comme des solutions transitoires s’appuyant sur le réseau IP existant des entreprises pour apporter multiples services aux postes de travails ou aux salles de réunions.

Lors de la refonte d’un aménagement, un des KPIs à mesurer impérativement est l’évolution de la motivation au sein des équipes. Différentes étapes sont à prendre en compte dès la conception du projet.