7 bonnes pratiques : projet d’aménagement de bureau

Vous avez un projet d’aménagement ? AFCB vous invite à découvrir les bonnes pratiques en matière de gestion de projet d’un aménagement. Qu’il s’agisse de travaux et rénovation, d’aménagement de bureau, les écueils sont nombreux. Apprenez à les identifier !

Quels sont les éléments déterminants dans la gestion d’un projet d’aménagement ?

Un projet d’aménagement confronte chaque entreprise à réaliser des choix judicieux. Ces choix sont pondérés sur des dimensions à la fois économiques, technologiques, humaines mais également d’image. De fait, les travaux de réaménagement doivent traduire avec justesse la culture de l’entreprise, ses ambitions et ses projets futurs. Ils doivent être réfléchis avec précision et anticipation, avec l’aide d’experts aguerris et rompus à cet exercice complexe.

Pour autant, ce travail est singulier et varie en fonction de l’activité exercée, des espaces et du budget alloués à ce réaménagement. Cela dépend également des équipements et des technologies nécessaires, des attentes en matière de contraintes environnementales. Enfin, il s’agit de regarder l’esthétique souhaitée, voire la sensibilité de chaque pilote du projet

Mais alors, par où commencer ? Quelles sont les éléments à anticiper ?

Garantir la cohérence du projet

Il est primordial de réfléchir en amont du réaménagement à la cohérence du projet au regard des multiples projets déjà en cours. Ces projets peuvent être également à venir dans votre entreprise. Cela vous prémunit d’un problème d’appropriation par vos équipes ou par vos clients et donc à termes de performances.

Créer une équipe projet viable

Toujours dans un souci d’appropriation, votre projet d’aménagement doit être piloté par une équipe adaptée et savamment dimensionnée. Vos collaborateurs seront ainsi en charge de gérer, organiser et animer les opérations. Ils peuvent être accompagnés d’experts dans le domaine de l’aménagement (architectes, agences, aménageurs). Ainsi, ils deviennent un élément essentiel du bon déroulé du projet.

Il convient de sélectionner des profils flexibles, qui sauront faire face aux aléas, trancher lorsque les conditions l’exigeront, suivre efficacement les travaux. Toutefois, ces derniers sauront également construire une véritable collaboration entre les différents acteurs du projet. Les échanges entre tous ces intervenants ainsi sélectionnés n’en seront que plus pertinents et efficaces. Notamment dans le cadre de l’analyse des besoins, des audits et des choix à réaliser.

Réaliser les études préliminaires

Votre projet nécessite, une fois l’équipe formée, la réalisation de deux audits à vocation complémentaire. Dans un premier temps, il s’agit de rédiger l’audit fonctionnel des sites. Il consiste en l’étude et l’analyse de l’existant, la visualisation et la compréhension de la culture de l’entreprise pour l’aménagement.

Les besoins seront exprimés, quantifiés, pondérés dans le but de déterminer in fine un cahier des charges.

L’audit spatial et technique vient enrichir ce premier audit de différents éléments :

• Les contraintes de l’immeuble envisagé pour l’aménagement : les surfaces, la configuration des plateaux, mais également le principe de communication entre les étages…
• Les caractéristiques majeures de l’architecture
• Les contraintes réglementaires
• Les normes et autres réglementations notamment en matière d’accessibilité

Le résultat de ces deux audits s’exprime alors dans le dossier de réalisation, les esquisses, la rédaction d’un APS* (compatibilité du projet avec les contraintes) et d’un APD** (surfaces détaillées et principes constructifs). A chaque étape de ces livrables, l’équipe projet est accompagnée d’experts et de conseillers. Ils pourront, et nous le recommandons, vous conduire sur des sites référents afin de l’aider dans ses choix.

Visiter des situations référentes pour votre projet d’aménagement

Les audits sont souvent réalisés avec une attention toute particulière de la part de chaque intervenant. Ce n’est bien souvent pas le cas de la visite de situations écartée à tort.  Il s’agit ici de se donner la possibilité d’observer le bon fonctionnement d’un site comparable (activité, usages, équipements, sensibilité) suite à un projet d’aménagement. Cette étape est l’occasion pour votre équipe projet d’anticiper les écueils et éventuels blocages. Voire de soulever des questionnements nécessaires à la réussite du projet.

Le partage d’expérience est la clé qui conduit à la réussite d’un projet car il vous oblige à visualiser concrètement des concepts et des idées, à les confronter à votre vision initiale et à envisager votre espace autrement sur le long terme

Regarder votre espace avec l’œil de demain

Ce long terme, il est facile d’y penser, moins de s’y projeter. Et pourtant, votre regard doit s’y attarder longuement afin d’inscrire dans le projet votre vision du travail dans les années à venir, les usages et futures habitudes de vos salariés… Cette mise en scène du travail par anticipation va permettre d’ajouter dès à présent les contraintes pouvant impacter durablement l’aménagement et d’ainsi pérenniser votre investissement. Des KPIs pourront alors découler de cette vision et venir évaluer le projet d’aménagement lors de sa livraison et de ses premières années.

L’expérience montre que la création d’un groupe de travail est une des solutions envisageables pour réfléchir sur ces points, et que le dossier ainsi créé permet de justifier facilement les choix par la suite auprès de l’ensemble des collaborateurs.

Organiser les livrables de votre projet d’aménagement

Une fois les différentes étapes d’audit, de réflexion et de partage réalisées, des livrables sont fournis par les différents intervenants.

•  Le zoning : il recense et positionne les grandes masses du projet (bureaux, rangements, équipements, espaces collectifs, éléments liés aux contraintes réglementaires).
• Les plans : ils sont réalisés dans le respect des normes en vigueur, et déterminent le budget dudit projet. Ces plans doivent tenir compte également de votre politique environnementale, notamment dans le choix des matériaux.
• Le planning : il détermine les délais en précisant les différents jalons et les goulots d’étranglement. Le rythme des travaux, associé aux différentes zones (temporaires ou définitives), doit être décidé dans le but principal d’assurer la continuité de l’activité de l’entreprise.

Préparer la conduite du changement

La durée des travaux est un élément quantifiable et mesurable. A contrario, la conduite du changement, elle, est un paramètre essentiel dans la calibration du temps des travaux. En effet, un réaménagement de bureau pose la question de l’humain et du temps que vous devrez accorder à chacun.

• Evaluer et écouter leurs attentes.
• Positiver sur un sujet source d’anxiété et dont la valeur émotionnelle reste forte tout au long des travaux.
• Communiquer efficacement et clairement sur les changements qui vont être opérés (à court et long termes). Cette communication permet de limiter la perte de repères de la part de vos collaborateurs et de générer une meilleure appropriation du futur agencement.

L’étude du projet est une réflexion complexe qui permet de garantir in fine un projet  d’aménagement réussi. Notamment sur le plan de l’esthétique, des usages, du respect de la vision initiale du travail ou encore de la conservation de la culture de l’entreprise.

Cette étape est source de recherche, d’échanges et de partage. Toutefois, le défi à relever pour l’équipe projet est à présent de parvenir à conserver cette dynamique. Tout doit être analysé au cours du suivi du chantier et de la réception des travaux.