5 conseils pour aménager des bureaux en flex office
Bien que le concept de flex office ait émergé dans les années 90 (on parlait alors de bureau partagé), la tendance s’est considérablement accélérée depuis la crise COVID et la démocratisation du télétravail.
Ainsi en 2021, une entreprise sur trois était déjà en flex office, et 40% déclarait sérieusement y penser*. Ce nouveau mode d’organisation, qui vise en partie à réduire les charges immobilières pour les entreprises, implique de repenser les espaces de travail traditionnels.
Fini le temps où chaque salarié avait un poste de travail attitré ou mieux encore, un bureau fermé, qu’il pouvait personnaliser avec la photo du petit dernier, son pot à crayons favori et sa réserve de gâteaux dans le troisième tiroir. Aujourd’hui, il est recommandé de faire place nette le soir en partant, pour laisser la place à celui ou celle qui sera là pendant que le premier travaillera de chez lui ou sera en déplacement. Le collectif l’emporte désormais sur l’individuel avec des lieux adaptés aux échanges et aux nouvelles habitudes de travail. Découvrez nos 5 conseils pour aménager des bureaux en flex office.
Créer des espaces de travail en fonction des usages
Dans un environnement de flex office, il est important de créer des zones de travail à la fois polyvalentes et dédiées, où chacun pourra s’installer en fonction de ses besoins : des espaces isolés si l’on a besoin de concentration, des salles de réunion si l’on a besoin de travailler avec ses collègues, des espaces de convivialité si l’on a besoin de se détendre ou d’échanger… Le lieu de travail doit être pensé dans sa globalité, et composé de sous-espaces qui interagissent entre eux pour réaliser des tâches spécifiques. Chaque espace offrira différentes ambiances facilement identifiables, notamment grâce à l’usage des couleurs.
Mettre l’accent sur les espaces d’échanges pour en faire des lieux de vie
L’espace physique d’une entreprise ne fait désormais sens que pour servir l’humain, et les bureaux se doivent d’être différents et attrayants pour devenir de véritables lieux de vie. Décloisonner certaines pièces, créer plus de salles de réunions dans des formats plus petits, aménager des espaces de restauration modernes et chaleureux sont autant d’initiatives propices aux échanges et à la collaboration, et donc au bien-être des salariés. Tout comme le travail, les lieux deviennent hybrides, et rien ne doit empêcher une réunion de se tenir dans un espace de restauration par exemple. Car si la taille des postes de travail est réduite, elle doit être compensée par l’agrandissement des espaces collaboratifs ou informels.
Miser sur les mobiliers mobiles et des équipements technologiques fiables
Un espace de travail aménagé pour le flex office doit offrir aux salariés des conditions de travail optimales. Les meubles modulables présentent l’avantage de pouvoir être facilement déplacés et réarrangés pour créer des espaces de travail différents en fonction des besoins de chacun. Des planchers techniques surélevés intégrant les connectiques faciliteront également le déplacement de ces meubles et des appareils informatiques. Le mobilier devra pouvoir s’adapter aux besoins mais également aux morphologies des collaborateurs, avec par exemple la mise à disposition de chaises de bureaux ajustables ou de supports d’ordinateurs portables réglables en hauteur.
Des technologies garantes de la mobilité ou de la collaboration comme des écrans tactiles et des outils de vidéoconférence seront également installés pour simplifier les échanges entre les employés, même s’ils travaillent à distance.
Prévoir des espaces de rangement individuels
Dans un contexte de flex office où il n’est plus possible d’entreposer quoi que ce soit, il est indispensable de prévoir l’installation de casiers individuels permettant à chaque employé d’enfermer à clé ses objets personnels, son ordinateur portable s’il n’est pas en télétravail, ou des documents importants.
S’inspirer des modèles qui fonctionnent
Pionniers en matière de flex office, les espaces de coworking et les start-up ont été les premiers à bénéficier d’aménagements spécifiques type bulles de confidentialité pour téléphoner, ou aménagement d’espaces de convivialité comme les salles de sport ou les espaces extérieurs. Plus besoin de travailler dans la tech ou le digital pour espérer faire une partie de babyfoot entre collègues entre midi et deux !
Aménager des bureaux en flex office permet non seulement de réaliser des économies en ne consommant que l’espace requis en fonction du nombre de salariés à l’instant T, mais également de travailler son image de marque en s’inscrivant dans son époque, offrant des conditions de travail plus en phase avec nos modes de vie. Attention néanmoins à ne pas retomber dans les travers de l’open space en créant des espaces de travail impersonnels et sans intimité. Pour ne pas rater votre passage au flex office, faites appel à un professionnel ! AFCB, spécialiste de l’aménagement de bureaux depuis 36 ans, saura vous accompagner dans cette démarche.
* Source : Baromètre Parella mené en 2021, dédié aux nouveaux modes et espaces de travail.