Comment aménager une salle de réunion
Il est loin le temps où l’aménagement des salles de réunion se résumait à installer une grande table, des chaises et un tableau blanc dans un espace impersonnel et froid.
En effet, si la réunion a souvent été considérée comme une perte de temps, elle joue aujourd’hui un rôle majeur dans l’entreprise, notamment avec la démocratisation du télétravail. La salle de réunion est redevenue un espace de travail à part entière, et son aménagement peut avoir un impact significatif sur l’efficacité des réunions et la productivité des participants. Découvrez comment aménager une salle de réunion pour en faire un espace à la fois fonctionnel et agréable.
Selon qu’il s’agit de réunions de direction, de séances de brainstorming ou de présentations clients par exemple, les contraintes en termes d’espace, de mobilier ou d’équipement ne seront pas les mêmes. Il convient donc de bien prendre en compte les besoins des participants. Néanmoins, quand l’espace ne permet pas d’avoir plusieurs salles de réunion, il est important de prévoir une salle qui puisse être adaptée en fonction des besoins.
Selon la taille de l’entreprise, il faudra trouver un juste milieu entre une salle trop grande qui pourrait sembler vide et impersonnelle, et une salle trop petite où les participants ne seraient pas à leur aise. Une distance d’environ 1 mètre entre la table et les murs est ainsi recommandée, et de 50 cm au moins entre chaque participant. On peut également envisager des salles de réunion flexibles avec cloisons séparables et mobilier modulable.
Le mobilier
Le choix du mobilier est un élément clé : les chaises doivent être confortables et la table suffisamment grande pour pouvoir travailler de manière efficace. Des armoires, des étagères et des rangements sont également très appréciés pour stocker documents et fournitures.
Dans tous les cas, le mobilier doit s’intégrer dans le projet global, afin d’être à l’image de l’entreprise. Certains éléments peuvent être réalisés sur-mesure, comme la table de réunion de l’entreprise CFI pensée pour s’ouvrir et former deux ailes d’abeille.
L’éclairage
S’il est recommandé d’utiliser un éclairage naturel autant que possible, il est important de prévoir des sources d’éclairage artificiel pour les réunions qui ont lieu tôt le matin ou tard le soir. L’éclairage artificiel doit être équilibré, en évitant les sources de lumière directe qui peuvent créer des reflets sur les écrans ou les tableaux blancs. L’installation de variateurs permet de régler l’intensité de la lumière en fonction des besoins et des activités, s’il s’agit par exemple de réunions de présentation ou de brainstorming.
Bon à savoir : les ampoules à lumière blanche ou neutre offrent une meilleure reproduction des couleurs et une atmosphère plus productive. Il convient également d’avoir un éclairage uniforme dans toute la salle pour éviter les zones sombres ou les contrastes trop marqués.
La technologie
Les salles de réunion doivent être parfaitement équipées en matière de connectivité et de réseau. Il est important de prévoir un écran de projection, un système audio et une connexion internet fiable pour permettre la présentation de documents et le partage d’informations.
La technologie doit aussi pouvoir répondre aux besoins de sonorisation, avec l’installation de microphones par exemple. Ce type d’équipement est d’autant plus nécessaire avec le développement des réunions hybrides, mixant présentiel et virtuel.
La décoration
Tout comme pour les bureaux, la décoration de la salle de réunion peut avoir un impact sur la créativité et la productivité des participants. Il est recommandé d’éviter les couleurs sombres peu inspirantes ou trop vives afin d’éviter les distractions, mais de choisir des couleurs chaudes qui favorisent les échanges et les prises de décisions.
Les plantes et les œuvres d’art permettent d’ajouter une touche de sophistication et d’élégance. Attention néanmoins à prendre en compte les besoins d’entretien des plantes et à s’assurer qu’elles reçoivent suffisamment de lumière.
L’environnement
Il est important de minimiser les distractions afin de permettre aux participants de se concentrer. On évitera ainsi d’installer une salle de réunion trop près d’une zone bruyante, ou côté rue si celle-ci est animée.
Par ailleurs, il est recommandé de veiller à ce que l’espace soit suffisamment aéré ou ventilé.
Les salles de réunion aux murs vitrés sont particulièrement tendance, synonymes de transparence dans l’entreprise et qui donnent une impression d’espace très appréciée. L’installation de panneaux d’absorption phonique permettra de garantir de la confidentialité du lieu.
Si les salles de réunion sont des espaces permettant aux collaborateurs d’échanger, elles sont aussi la vitrine d’une société, où l’on reçoit clients et prestataires. C’est pourquoi leur aménagement doit être pensé par des professionnels, qui sauront proposer des solutions adaptées en fonction des besoins. Spécialiste de l’aménagement des espaces de travail, AFCB vous accompagne dans la conception et la réalisation de vos salles de réunion sur-mesure.